Valojobs - tietosuojaseloste
Valojobs-palveluun kuuluvat yliopistot: Lapin yliopisto, Oulun yliopisto ja Vaasan yliopisto käsittelevät henkilötietoja, jotta Valojobs-palvelun kautta voidaan välittää työnantajien työ-, harjoittelupaikkatarjouksia ja opinnäytetyöaiheita yliopistojen alustoille julkaistavaksi ja yliopistojen työelämä- ja urapalvelut voivat erikseen ja yhdessä viestiä työnantajille heidän tarjoamistaan palveluista. Paikkavahdin tilaajista kerätään henkilötietoja, jotta heidän sähköpostiinsa voidaan lähettää tieto julkaistuista paikoista. Tässä ilmoituksessa kerrotaan, miten näitä tietoja käsitellään.
Valojobs-palveluun kuuluvien yliopistojen työelämä- ja urapalvelujen (myöhemmin Valojobs-yliopistot) on käsiteltävä henkilötietoja, jotta käyttäjä on mahdollista tunnistaa.
1. Rekisterinpitäjä eli tietojen käsittelystä vastaava taho on Tampereen yliopisto
Aarresaarisaari.net-järjestelmän rekisterinpitäjä Aarresaari-verkostoa koordinoiva yliopisto, joka vuosina 2020 - 2021 on Tampereen yliopisto.
Yhteystiedot:
Osoite: Kalevantie 4, 33014 Tampereen yliopisto, FINLAND
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Aarresaari-verkoston puheenjohtaja Sari Haataja (tyoelamapalvelut.tau@tuni.fi). Tampereen yliopiston tietosuojasuojavastaava on Jukka Tuomela (dpo@tuni.fi).
2. Miksi henkilötietoja käsitellään eli mikä on käsittelyn tarkoitus?
Valojobs-yliopistot (yllä) tarvitsevat henkilötietoja, jotta työnantajien työ-, ja harjoittelupaikkatarjoukset sekä opinnäytetyöt voidaan julkaista. Työnantajaan eli ilmoituksen jättäjään tulee saada yhteyttä, mikäli ilmoituksen sisällöstä on jotain kysyttävää. Näin myös varmennetaan ilmoitusten aitous.
Paikkavahdin asettamista varten järjestelmään tulee tallentaa nimi- ja sähköpostitiedot, jotta se voi lähettää valittujen kriteerien mukaiset paikkatarjoukset tilaajan sähköpostiin.
Työnantajien rekisteröityminen eli organisaation tilin perustaminen edellyttää nimi ja sähköpostitietojen tallentamista järjestelmään.
3. Minkä takia yliopistot saavat käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?
Henkilötietojen käyttö perustuu käyttäjien antamaan suostumukseen.
Valojobs-palvelu edistää yliopistojen koulutustehtävää ja yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Yliopistolaki 558/2009.
4. Ketkä Valojobs-palvelua käyttävät?
Valojobs-palvelun pääasialliset käyttäjäryhmät ovat seuraavat:
- Työnantajat
- Opiskelijat, yliopiston alunmit ja muut Useissa yliopistoissa paikkavahti asetetaan julkisilta verkkosivuilta eikä tilaajien tietoja tarkisteta, joten tilaaja voi olla myös muu kuin ko. yliopiston opiskelija tai alumni.
- Yliopistojen hallintakäyttäjät
5. Millaisia henkilötietoja yliopistot käsittelevät?
Yliopistot käsittelevät seuraavia henkilötietoja:
- Ilmoituksen jättämisen yhteydessä annetaan Ilmoittajan nimi- ja sähköposti. Tämän lisäksi käsitellään ilmoituksien sisältöön liittyviä tietoja. Nämä tiedot saattavat sisältää henkilötietoja, kuten organisaation yhteyshenkilön nimen, sähköpostiosoitteen, osoitteen ja puhelinnumeron.
- Paikkavahdin asettaminen edellyttää sähköpostiosoitteen tallentamista järjestelmään.
- Työnantajien rekisteröityminen puolestaan vaatii nimi ja sähköpostitietoa.
6. Ketkä tietoja käsittelevät?
Kussakin yliopistossa tietoja käsittelee yliopiston henkilökunta. Hallintakäyttäjät ovat useimmiten yliopistojen työelämä-, ura- tai rekrytointipalvelujen henkilökuntaa. Yksikön nimi vaihtelee yliopistoittain.
Tämän lisäksi palvelun ylläpidosta ja kehittämisestä vastaavan toimittajan (Verkkoasema Oy) asianmukaisilla henkilöillä on pääsy kaikkeen palvelussa olevaan tietoon. Rekisterin pitäjän ja toimittajan välille on laadittu sopimus henkilötietojen käsittelystä.
7. Mitä oikeuksia käyttäjillä on?
Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun
Käyttäjillä on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu Valojobs-palveluun. Henkilötietojensa käytön voi myös kieltää tai niihin voi pyytää oikaisua. Pyynnöt voi lähettää osoitteeseen: info@valojobs.fi.
Tietojen korjaaminen
Henkilötietojaan pääsee myös itse katsomaan ja muokkaamaan. Työnantaja voi tehdä määräaikana tietoihin muutoksia ilmoituskohtaisella salasanalla ilmoituskohtaisen linkin kautta, jonka järjestelmä tuottaa ja lähettää sähköpostitse ilmoituksen jättämisen yhteydessä. Ilmoituskohtaisen salasanan ilmoittaja määrittelee itse.
Viestintäluvan antaja tai paikkavahdin tilaaja ei voi muokata antamiaan tietoja, mutta jokainen järjestelmän lähettämä viesti sisältää mahdollisuuden tilauksen perumiseen. Perumisen jälkeen on mahdollista tehdä uusi tilaus uusin tiedoin.
Oikeus suostumuksen peruuttamiseen
Annettu suostumus on aina mahdollista perua.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Käyttäjillä on oikeus saattaa Valojobs-palvelun toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi (tietosuoja@om.fi).
8. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?
Kaikki henkilötiedot ovat käyttäjien itsensä antamia, jolloin he myös itse vastaavat niiden oikeellisuudesta.
9. Kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään?
Järjestelmästä arkistoidaan vuosittain 1,5 vuotta vanhemmat ilmoitukset. Tässä yhteydessä ilmoittajan kaikki tiedot häviävät järjestelmästä. Arkistoituja ilmoituksia säilytetään noin 3 vuotta.
Viestintäluvan antaneiden tiedot säilyvät rekisterissä kunnes lupa perutaan tai tiedot vanhenevat. Vanhentuneet tiedot poistetaan järjestelmästä. Viestintäluvan voi peruuttaa koska tahansa.
Paikkavahti on voimassa tilaajan valinnan mukaisesti 1 - 3 kuukautta. Tämän jälkeen tiedot häviävät automaattisesti järjestelmästä. Paikkavahdin tilauksen voi myös peruuttaa jokaisen viestin yhteydessä. Näitä tietoja ei arkistoida.
Työnantajien rekisteröitymisen yhteydessä antamat tiedot poistuvat vuoden ja kolmen kuukauden kuluttua, jollei tilille ole tänä aikana kirjauduttu. Muutoin tiedot poistuvat, jos käyttäjä itse poistaa tietonsa. Käyttäjien poistettuja tietoja ei arkistoida.
10. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.
11. Missä data sijaitsee ja miten tietoturvasta on huolehdittu?
Palvelun fyysinen sijainti
Palvelu sekä sen data sijaitsevat toimittajan palveluntarjoajan pilvipalveluympäristössä Suomessa omalla virtuaalipalvelimella.
Tietoturva
Palvelua käytetään pääosin SSL-suojauksen yli. Osa palvelun tiedoista, kuten ilmoituslistat ja niiden RSS-syötteet ovat saatavissa myös ilman suojausta. Tietojen salausta ei tässä tarvita, koska ko. tiedot ovat julkisia.
Salasanat on kryptattu tietokantaan ja salasanojen tulee olla vähintään 8 merkkiä pitkä. Tiedot varmuuskopioidaan päivittäin 7 päivän kierrolla.